STAFF BLOG
こんにちは、浜松店の松本です。
突然ですが、皆さんはタスクやスケジュールをどのように管理していますか？
日々色々なタスクが降りかかってくるエニシアの店舗では、各スタッフそれぞれ趣向を凝らして各自マネジメントしています。
今回は私のタスク・スケジュール管理の方法をお伝えします。
いろいろ試した結果、Googleカレンダーに舞い戻ってきました。
TimeTreeあたりもどうかなと迷った時期がありましたが、
1:他サービスとの連携(特に通知系)が容易。
2:複数のユーザーで共有する場面があまりない。
(↑思いっきりしてますがw)
といった理由からGoogleカレンダーを使うようになりました。
中には、IFTTTやmyThingsを経由したり、APIでSlackに通知飛ばしたい！みたいなとてもコアな方もいらっしゃるかもしれませんが、そこまで高度な仕掛けにはしていません。
純粋に予定を入力するのみです。
最近のアップデートで15分単位からスケジュールが設定できるようになったことが大きいですね。(もしかして以前から可能でした？)
基本的には30分単位で予定を入れていくようにしています。
ちなみにこの週はシゴトの休みを取ったので勤務予定(黄緑)がｽｶｽｶですねw
10月は休みが少なかったのでもっとｷﾞﾁｷﾞﾁにつまっておりました…。
チラ見されると「めっちゃダブルブッキングしてません？」とよく言われますが、共有相手のカレンダーです、ご心配なく。
この記事を最初に書いた時（2017年11月当時）は、何分のバス/電車に乗るか、どの店舗で何を購入するか、といった細かい点もカレンダーに入れるようにしていました。
今では、生活リズムというか基本的なところはなんとかカラダに染みついてきたので、カレンダーに入れるのは勤務日程やアポぐらいです。
タスク管理ツールとしては、多くのアプリやサービスが存在しています。皆さんも自分なりに工夫して使っていることと思います。
私もこれまで試行錯誤してきました。Apple標準のリマインダー、Wunderlist、To-Do、ToDoist、たすくまなどなど…
そんな私がたどり着いたのは「Trello」です。ITにアンテナを張っている方ならよくご存知のサービスではないでしょうか。
左右方向に追加していくものを「リスト」、上下方向に追加していくのものを「カード」と呼ばれます。それぞれのリストにカードを追加するというカタチです。カードを異なるリストへD&Dで移動させることで、カンバン方式がデジタルで再現できる優れものです。
それぞれのカードにはファイルが添付できたり、カードに対してコメントをつけてディスカッションすることもできます。
NewJobは自分の事業、Goodsは購入したい物品のリストになります。
ある程度の規模のプロジェクトや事業全体の管理となると、Trelloでは対応しきれない場面が出てきますので、こちらはBacklog(公式サイト)を使っています。
勤務時のタスク、その日の予定、電話対応歴、誰と何を話したか、何を引き継ぐべきか、といった点は全て紙のノートにメモを取っています。
何をノートにメモしているのかと言うと･･･
・その日にやること
・その日に発生したタスク
・どんな電話を受けたか
・誰に何を引き継いだか
・誰とどんな会話をしたか
特に浜松店では、問い合わせの電話を受けることが非常に多いため、「いつ、どんな内容の問い合わせがあったのか」をメモするように心がけています。
自分が抱えている案件が、どこまで進んでいるのかも（勤務中は）常に頭に入れておきたいタイプの人間です。
お客さんやスタッフとひたすら話す仕事ですので、「いつどこで誰と何を話したか」をその場でメモしないと忘れるんですね。
その場ですぐに書き留めるには、紙とペンが最強だと再認識しております。
最近は、アウトライナーのDynalist（外部リンク）で日報としてまとめるようにしています。
アウトライナーの使い方については別の記事でご紹介します。
色々と管理方法を書いてきましたが、結局のところ「何を使うか」はそこまで重要ではありません。
むしろ、「習慣にすること」の方が大切であり、基本的な部分です。
例えば、タスク管理で何を使うかではなく、そのツールを決まったタイミングで確認して行動できるかどうかがカギになります。
行動ベースで自律できる人こそが、人生を成功へ導ける人だと言えます。
＊お知らせ＊
「Backklogを使ったプロジェクト管理」、「アウトライナーDynalistを使った日報」に関しては追って別記事でご紹介する予定です。
2018/05/19更新 この記事は、2017年11月10日に投稿した記事をリライトしたものです。
